تلاشهای من برای مدیریت زمان (۱)، شروع مسیر

پیش نوشت

این روزها با توجه به مشغله­ های متفاوتی که در زندگی ما وجود دارد، مسئله مدیریت زمان و استفاده درست از وقت، یک چالش مهم برای آنهایی است که سعی در استفاده بهینه از وقتشان دارند. مدیریت زمان از دغدغه­ های همیشگی چندسال اخیر من نیز بوده است، اینکه بفهمم برای موضوعات مختلف چه سهمی از وقتم را استفاده کرده ام و مقدار مناسب برای هر یک از زیرگروه های فعالیتی چه میزان است، همواره ذهنم را مشغول خود می کرده است.

به طور خاص در سالهای اخیر که علاوه بر کارکردن و چرخاندن زندگی متاهلی، همواره دغدغه گذاشتن وقت برای فعالیت­های آموزشی و تفریحی و سایر فعالیتها نیز وجود داشته، این مسئله مهمتر شده است. حدود ۱ سال پیش با نرم افزار aTimeLogger آشنا شدم، پیش از آشنایی با این نرم افزار، برای ثبت فعالیت­هایم از فایل های اکسل استفاده میکردم که از نظر کارایی و سهولت استفاده به هیچ وجه به پای این نرم افزار نمی رسیدند. در عرض این یکسال نحوه استفاده من از این نرم افزار تغییرات زیادی کرده که در این نوشته به شرح آن خواهم پرداخت. البته پیش از شرح آنچه بر من و این نرم افزار گذشت، به طور مختصر نرم افزار را معرفی می کنم.

معرفی نرم افزار مدیریت زمان atimelogger

این نرم افزار بسیار ساده و کاربردی است و من از نسخه اندروید آن استفاده میکنم، کار کردن با این نرم افزار به طور خلاصه شامل سه مرحله زیر است:

۱-    شما عناوین فعالیتهایی که در زندگی انجام می دهید به نرم افزار معرفی می کنید.

۲-    فقط با یک اشاره شما، نرم افزار، زمان شروع و پایان انجام آن فعالیتها توسط شما را ثبت میکند.

۳-    هر وقت که بخواهید، نرم افزار گزارش عملکرد شما را در بازه زمانی موردنظرتان به شما گزارش میدهد.

همین! به همین سادگی. البته این نرم افزار امکانات و ریزه کاریهای دیگری هم دارد که با اندکی کار کردن با آن به سادگی فراگرفته می شود، مثل امکان ثبت فعالیت­هایی که یادتان رفته در لحظه اجرا ثبتش کنید، امکان تعیین هدف و موارد دیگر. واسط گرافیکی خوبی دارد و گزینه­های متنوعی برای متمایز کردن فعالیت های مختلف از یکدیگر دارد.

لینک سایت این نرم افزار

و اما داستان من و این نرم افزار

ذوق ثبت تمامی فعالیتها

همانطور که گفتم، برای من، همیشه جالب بوده که بدانم برای هر موضوعی چقدر وقت صرف کرده ام، به خاطر همین جالب بودن هم در اولین استفاده از این نرم افزار یک لیست بلندبالا از “تمامی” فعالیتهایی که در زندگی ممکن است انجام بدهم به نرم افزار دادم و شروع به کار کردن با این نرم افزار کردم. ذکر این نکته ضروری است که زمانهایی که توسط کاربر فعالیت خاصی ثبت نشود را خود نرم افزار به عنوان زمانهای ثبت نشده(Untracked Time) درنظر می گیرد. با توجه به اینکه من سعی کرده بودم تمامی فعالیت های ممکن را به نرم افزار معرفی کنم، طبیعتا تمامی تلاشم را می کردم که این زمان ثبت نشده به حداقل ممکن برسد، چون زمانهای ثبت نشده برایم به معنای اتلاف وقت بود! این شد که با توجه به اینکه فعالیتهای جزئی را هم به نرم افزار معرفی کرده بودم، عملا بجای اینکه نرم افزار در خدمت من باشد، من در خدمت نرم افزار بودم و همیشه در حال اعلام پایان یک فعالیت و شروع فعالیت بعدی به نرم افزار بودم. بدین ترتیب به دلیل وقت زیادی که هر روز برای ثبت فعالیتهایم صرف میشد و همچنین تعدد فعالیتهای تعریف شده، اولین سری از استفاده من از این نرم افزار بعد از چند روز خاتمه پیدا کرد و تا مدتی کاری به کارش نداشتم!

کاهش فعالیتها، چالش زمانهای ثبت نشده

 مدتی بعد با اندکی تغییرات مجددا به سراغ این نرم افزار رفتم. بعد از تجربه منجر به شکست قبلی، تصمیم گرفتم فعالیتهای مشابه را در یک دسته قرار دهم تا علاوه بر کم شدن پیچیدگیِ لیست بلندبالای انواع فعالیتها، موقع گزارش گرفتن هم راحت تر باشم، واقعا چه فرقی دارد که زمانی که ما برای نظافت شخصی گذاشته ایم دقیقا صرف چه ریزفعالیتی شده است؟! یا زمانی که صرف امورات مربوط به دانشگاه شده، چه اهمیتی داشت که صرف کدام درس شده؟! (البته برای یک کاربر تازه کارِ این نرم افزار شاید خیلی وسوسه کننده باشد که بخواهد دقیقا! بفهمد برای هر درس چه وقتی گذاشته و در نهایت چه عایدش شده، ولی برای من که در عمل این روش قابل اجرا نبود.) مشکل زمانهای ثبت نشده همچنان وجود داشت و من از اینکه زمانی ثبت نشده باقی مانده، عذاب وجدان میگرفتم. چند روز اول اوضاع بهتر از قبل بود تا اینکه با افت انگیزه اولیه، این بار تبنلی همیشگی و انرژی های منفی ناشی از زمان های ثبت نشده باز هم منجر به توقف استفاده من از این نرم افزار شد.

بازهم کاهش فعالیتها، حل چالش زمانهای ثبت نشده و تلاش برای چیزهای خوب!

در تجربه سوم میزان واقعگرایی ام بیشتر شد و به خودم قبولاندم که مقداری زمان ثبت نشده در طول روز کاملا طبیعی است، مثلا زمانی که از یک فعالیت فارغ میشوی تا وقتی که به سراغ فعالیت بعدی بروی این وسط زمانی ثبت نشده باقی می ماند، این شد که دیگر چندان نگران زمانهای ثبت نشده (البته به شرطی که از حد مشخص شده بیشتر نمیشد) نبودم. یک تغییر بزرگ دیگر در این مرحله نیز این بود که فعالیتهای اجباری را ثبت نکردم، زمانهای خوردن، نظافت، مسیرهایی که هر روزه باید میرفتم و فعالیتهایی این چنینی. این شد که در این مرحله تعداد دسته های فعالیتم باز هم کاهش پیدا کرد. تا حدود چهار هفته ثبت فعالیت ها به این روش ادامه پیدا کرد و در پاره ای موارد شاهد بهبود عملکرد خودم در بعضی حیطه ها هم بودم. مثلا در رقابت با خودم، به مرور زمان صرف شده برای مطالعه را افزایش دادم. در این مرحله سعی میکردم مجموعه ای از فعالیت هایی که به نظرم “خوب” بودند را بیشتر انجام دهم. در این مرحله، حدود ۱۲ فعالیت تعریف کرده بودم که خوابیدن هم یکی از آنها بود و سعی داشتم کمش کنم. این مرحله نیز به دلیلی بعد از حدود ۴ هفته ثبتِ هر روزِ فعالیت ها متوقف شد.

استفاده من از این نرم­ افزار در این مرحله یک تغییر دیگر هم داشت، برای گزارش گرفتن از فعالیت ها، هیچ کاری به گزارش روزانه نداشتم و مبنا را فقط گزارش در پایان هر هفته درنظر می گرفتم. امکان انجام نشدن فعالیتی برنامه ریزی شده در یک روز با توجه به مسائل پیش بینی نشده همواره وجود دارد و در صورتی که بعد از یک روز خودمان را بسنجیم، عملکرد نامناسب انگیزه را از ما میگیرد. مثلا اگر من دوست دارم کمتر از ۷ ساعت بخوابم و در اولین و دومین روز ۸ ساعت خوابیدم سرخورده میشوم، در حالی که وقتی معیار هفتگی باشد، میتوانم در روزهای بعدی جبران کنم و انگیزه خواهم داشت.

یکی از دلایل توقف استفاده من از این نرم افزار نبود هدف مشخص در استفاده از این نرم افزار بود، اینکه هرآنچه خوب است را انجام دهم و بدانم که چقدر برای هرکار صرف کرده ام خوب است، ولی خب بعدش؟! این مسئله ای است که بنظرم حتما باید در استفاده بعدی مورد توجه قرار میدادم…

در قسمت دوم ادامه ماجرا را بیان میکنم.